דיווח מקוון של מעסיק על הפקדות לביטוח פנסיוני לקרן השתלמות ולקופת גמל (הליך)

מתוך כל-זכות (www.kolzchut.org.il), אנציקלופדיית הזכויות של ישראל

הקדמה:

מעסיקים המעבירים תשלומים לקופת גמל, לקרן השתלמות או לביטוח פנסיוני של עובדיהם צריכים להעביר לחברה המנהלת את הקרן או את החיסכון דיווח מקוון על פרטי ההפקדה
הדיווח ייעשה באמצעות קובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד במועד שבו מועברים הכספים בפועל
חובה זו חלה החל מה-01.02.2016 על מי שמעסיק מעל 100 עובדים, החל מה-01.02.2017 על מי שמעסיק בין 50 ל-100 עובדים, והחל מה-01.02.2018 על מי שמעסיק בין 21-49 עובדים
חובת הדיווח המקוון של עסקים קטנים (עד 20 עובדים) תחל מה- 01.02.2019, בהתאם להודעת רשות שוק ההון
במקרים מסוימים שיפורטו בהמשך, מי שמעסיק עד 5 עובדים יהיה פטור מחובת הדיווח
למידע נוסף ראו אתר רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון במשרד האוצר


מעסיקים המעבירים תשלומים לקופת גמל, לקרן השתלמות או לביטוח פנסיוני של עובדיהם צריכים להעביר לחברה המנהלת את הקרן או את החיסכון דיווח מקוון על פרטי ההפקדה המפורטים בהמשך.

  • הדיווח צריך להיעשות באמצעות רשומות דיגיטליות, בקובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד.
  • יש להעביר את הדיווח במועד העברת התשלומים.
  • על מעסיק שמפר את חובת הדיווח ניתן להטיל קנסות כספיים.

אוכלוסיית יעד ותנאים מקדימים

  • חובת הדיווח חלה על המעסיקים הבאים, החל מהמועדים שנקבעו לגביהם:
    • מי שמעסיק מעל 100 עובדים - החל מה- 01.02.2016.
    • מי שמעסיק בין 100-50 עובדים - החל מה- 01.02.2017.
    • מי שמעסיק בין 21-49 עובדים - החל מה- 01.02.2018.
    • מי שמעסיק עד 20 עובדים - החל מה- 01.02.2019 (בהתאם להודעת רשות שוק ההון). מי שמעסיק עד 5 עובדים יהיה פטור מחובת הדיווח במקרים שיפורטו בהמשך.

מעסיקים של עד 5 עובדים הפטורים מחובת הדיווח

  • חובת הדיווח במועד הפקדת תשלומים לקופת גמל, לביטוח פנסיוני או לקרן השתלמות לא תחול על מי שמעסיק עד 5 עובדים ומתקיימים לגביו כל התנאים הבאים:
    1. המעסיק מסר לחברה המנהלת פעם אחת את פרטיו, את פרטי העובד ואת פרטי הקופה, והפרטים לא שונו.
    2. סכום ההפקדה לעובד זהה לסכום שהופקד במועד הדיווח הראשוני.
    3. המעסיק נתן לחברה המנהלת הוראה לגביית כספים בכרטיס אשראי או הרשאה לחיוב חשבון.
    4. החברה המנהלת אישרה למעסיק לא לדווח במועד ההפקדה.

למי ואיך פונים?

פרטים שעל מעסיק למסור לחברה המנהלת במועד הפקדת התשלומים

פרטים לגבי הפקדה

  • שם המעסיק.
  • מספר מזהה של המעסיק, כתובת דוא"ל ופרטי איש הקשר של המעסיק.
  • מספר מזהה של החברה המנהלת.
  • לגבי קופת גמל שאינה קופת ביטוח - מספר אישור קופת הגמל.
  • אופן הפקדת תשלומים ומועד הפקדתם.
  • סכום ההפקדה.
  • לגבי תשלומים שהופקדו באמצעות העברה בנקאית - פרטי חשבון הבנק ממנו הועברו התשלומים וחשבון הבנק בו הופקדו התשלומים ומספר אישור ביצוע העברת התשלום.
  • לגבי תשלומים שהופקדו באמצעות שובר תשלום - פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע העברת התשלומים.
  • לגבי תשלומים שהופקדו באמצעות המחאה (צ'ק) - פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, מספר הבנק, מספר הסניף ומספר ההמחאה.

פרטים לגבי העובד

  • שם העובד ומספר זהות.
  • חודש העבודה שעבורו הופקדו תשלומים לקופת גמל.
  • גובה השכר שעל-פיו חושבו התשלומים לקופת הגמל.
  • פירוט שיעור הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
  • פירוט התשלומים הפטורים והתשלומים שאינם פטורים לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון הגמל.

פרטים על הפסקת תשלומים

שלבי ההליך

  • הגופים המוסדיים יעבירו למעסיקים אישור על תקינותו הטכנית של הדיווח בתוך 3 שעות ממועד העברת הדיווח על ידי המעסיק.
  • הגופים המוסדיים יעבירו אל המעסיק בתוך 5 ימי עסקים אישור מסכם אודות רישום זכויות העובדים לפי הדיווח (כלומר אישור על העברת הכספים לייעודם ושיוכם לעובדים) וכן ידווחו למעסיק במועד זה אם קיימת בעיה כלשהי בביצוע העברת הכספים או ברישום.
  • בנוסף, יעבירו הגופים המוסדיים למעסיקים אישור חודשי ושנתי, במסגרתם יפורט מצב הטיפול בכספי העובדים, שגיאות ודרישות מהמעסיקים לתקן את הדיווחים ופירוט כספי העובדים שנקלטו באופן תקין במערכת.
  • במקרה שהפקדת התשלומים לקופת גמל הופסקה והמעסיק דיווח על כך, על החברה המנהלת להודיע לעובד על הפסקת התשלומים והסיבה להפסקת התשלומים. החברה תיידע את העובד בתוך 30 ימים מהמועד שהופסקה הפקדת התשלומים, באמצעות מכתב שיישלח בדואר.
  • במקרה שהפקדת התשלומים לקופת גמל הופסקה והמעסיק לא דיווח על כך לחברה המנהלת, עליה להודיע לעובד ולמעסיק על הפסקת התשלומים וכן מהי ההשפעה של הפסקת ההפקדה על זכויותיו של העובד בקופת הגמל. אם טרם התקבלה תגובת העובד או המעסיק להודעות החברה כעבור 3 חודשים ממועד משלוח ההודעה הראשונה, תשלח החברה הודעה נוספת לעובד ולמעסיק על הפסקת הפקדת התשלומים.

חשוב לדעת

  • לממונה על שוק ההון יש סמכות להטיל קנסות על מעסיקים, בסך של 200,000 ש"ח בגין כל הפרה של חובת דיווח לגופים המוסדיים או לקרנות ההשתלמות.
  • מעסיק שהפקיד תשלום ביתר, רשאי להגיש לגוף המוסדי או לחברה המנהלת את קרן ההשתלמות בקשה להשבת הסכום שהופקד ביתר.
  • הבקשה תועבר באמצעות קובץ דיווח ממוכן נפרד מהדיווחים השוטפים בצירוף תצהיר.

מידע זה עשוי לעניין אותך

חקיקה ונהלים

הרחבות ופרסומים